La regla de las seis D o cómo evitar ahogarse con el correo electrónico

El problema comienza poco a poco. Dejo unos correos sin leer para mañana, pero al día siguiente quedan el doble pendientes y en menos que canta un gallo, el asunto se nos ha ido de las manos y nos vemos envueltos en una peligrosa espiral de la que no sabemos muy bien cómo salir. Cuando la cifra de correos electrónicos no leídos alcanza los tres dígitos es el momento del socorro.

Es en ese punto cuando podemos comenzar a perder contenido o arriesgarnos a que correos importantes se pierdan entre el caos de mails que no paran de entrar. Y es ahí cuando nuestra ansiedad se dispara. ¿Qué me estaré perdiendo? ¿Queda algo pendiente? Lo peor de esta situación es que únicamente puede empeorar: es evidente que recibimos más correos de los que podemos gestionar y la bola es cada vez más grande. Desde estas líneas hemos visto muchas soluciones que pueden aliviar el caos del email, pero… ¿qué hacer en los casos críticos? Brigid Schulte del Washington Post nos cuenta su solución, y parece que funciona…

En el caso que nos ocupa estamos hablando de cerca de 24.000 correos electrónicos sin leer, o como suele denominarse en estas situaciones, un caso evidente de lo que se conoce como la bancarrota del email.

Conviene recordar que esta forma de comunicación que últimamente está siendo puesta en entredicho, debe estar a nuestro servicio y no al revés, una evidencia que parece que no recordamos con frecuencia.

La valiosa regla de las seis D

Un sistema o herramienta de trabajo deja de tener sentido cuando el tiempo que nos ahorra es inferior al que tenemos que dedicar para mantenerlo activo.

La columnista y escritora se vio desbordada ante esta peligrosa situación que no solo le generaba una gran ansiedad, sino que además elevaba el riesgo de perder información valiosa entre esa montaña de correos electrónicos no leídos. Sin embargo, en menos de una semana alcanzó el ansiado inbox zero, un mantra que muchos gurús de la productividad persiguen obsesivamente como solución al atasco, aunque no todo el mundo está de acuerdo.

Sería fácil decir que la fuente de los problemas derivados de la bancarrota del email es precisamente el propio correo electrónico. Es un muerto el perro se acabó la rabia, pero lo cierto es que esta forma de comunicación sigue siendo tan valiosa como cuando se extendió por todo el globo desterrando otros medios de difundir mensajes.

¿Qué está fallando entonces? La forma en la que la utilizamos. Conviene aplicar el sentido común y empezar a aplicar procedimientos sencillos para gestionar de una manera óptima esta herramienta, y la regla de las seis D puede ser una excelente forma de empezar.

Este método se compone de los siguientes pasos:

1. Discard: Descartar. Parece algo evidente pero ¿cuántos de los correos electrónicos que ocupan nuestra bandeja de entrada merecen la pena? Aquí hay que borrar sin compasión y olvidarse de dejarlo ahí “por si acaso”. Avisos de terceros, recados, ofertas de tiendas online… cada uno tiene que valorar el porcentaje de basura que acumula y hacer clic en borrar sin miramientos.

2. Delegate: Delegar. Lo cierto es que esta regla toma prestados parte de los principios del conocido método de gestión Getting Things Done, y uno es, sin duda, ejercer sin titubeos nuestra capacidad de delegar.

En un rápido vistazo a nuestra bandeja de entrada encontraremos una serie de mails que realmente no nos corresponden o que podemos derivar a otras personas para que los gestionen.

3. Do: Hacer. Otro prestado del método GTD que reza que debemos dar prioridad y resolver aquello que nos lleve menos de tres minutos. La idea es no dejar asuntos coleando.

4. Date: Poner fecha. Un derivado del punto anterior. Si uno de nuestros correos requiere nuestra intervención pero tardamos más de tres minutos en resolverlos, lo ideal es poner un vencimiento y asignarlo a una carpeta de asuntos pendientes. Vamos viendo que la idea principal de este sistema es despejar la bandeja de entrada e ir depurando lo importante.

5. Drawer: Archivar. Muchos de los métodos de gestión del correo electrónico son radicales y persiguen eliminar prácticamente todo. Sin embargo, este sistema invita a archivar aquello que ya hayamos gestionado o que podamos necesitar en un futuro.

Si uno de nuestros correos requiere nuestra intervención pero tardamos más de tres minutos en resolverlo, lo ideal es asignarlo a una carpeta de asuntos pendientes.

La idea es dejar la puerta abierta a recurrir a estos correos en un futuro, pero que no ocupen espacio en la bandeja de entrada. Aquí podríamos crear una carpeta bautizada almacén o similar e ir archivando ahí estos correos.

6. Deter: Darse de baja de listas de correo. Parece mentira, pero entre notificaciones, alertas de noticias y boletines electrónicos, nos llegan al cabo del día multitud de correos que en realidad nunca leemos. Dándose de baja de ellos notaremos un considerable alivio.

Con esta regla y mucho sentido común, la autora logró rescatar su bandeja de entrada y lo que es más importante, comenzar a aplicar un procedimiento que le permitió mantenerla bajo control en adelante.

Añadiremos como consejo crearse pautas de lectura (hacerlo cada hora o cada media hora), para evitar estar pendientes de cada correo que entra, y poco a poco lograremos que el email esté a nuestro servicio y no al revés.

Si pese a todo y a nivel de organización todas estas medidas no son suficientes, siempre nos queda echar un vistazo a un futuro más que cercano y probar nuevos sistemas que están enamorando a los más grandes.

Todo sea por evitar la bancarrota del email.

Con información de El Confidencial